Yes! Je klanten stromen binnen. Je wilt ze het liefst allemaal zo snel mogelijk te woord staan en helpen. De ene klant wilt een afspraak, de andere heeft net een offerte ontvangen en bij die leuke klant is net het project afgerond. Je komt tijd te kort om aan elke klant de aandacht te geven die ze verdienen en tegelijker tijd ook nog kwaliteit te leveren.

Het is tijd om je contactmomenten te gaan optimaliseren. Denk eens na.. welke contactmomenten met je klanten zijn routine werk of welke vergeet jij te doen?

Wij geven je vijf tips om je klantencontact te optimaliseren, zodat jij aan het einde van de rit tijd hebt om je te focussen op je te leveren werk én nieuwe opdrachten binnen te halen.

1. Standaardiseren vragenlijsten

Voordat je aan een opdracht kan beginnen, heb je nog wat vragen voor de klant. Je wilt weten welke kleur het product moet worden, je hebt bedrijfsgegevens nodig.. en waarschijnlijk nog meer informatie om een goed product of dienst te leveren.

Maak een gestandaardiseerde vragenlijst die je bijvoorbeeld stuurt naar een nieuwe klant. Je kunt dit bijvoorbeeld maken in Google Forms, of in een formulier op je website. Zo vergeet je niet iets te vragen en heb je meteen alle informatie om aan de slag te gaan.

2. Automatiseer je mails

Je hebt een nieuwe offerte aanvraag binnen gekregen. Vervolgens stuur je de klant je gestandaardiseerde vragenlijst, zodat deze hem kan invullen. Maar soms vergeet je snel genoeg te reageren op de aanvraag en is de klant al naar een andere partij.

Zorg dat de klant meteen betrokken wordt bij je bedrijf en volg zijn aanvraag op met een mail. Je kunt dit automatiseren in bijvoorbeeld Mailchimp (gratis) of Mailblue (betaald, met meer functies). Zo krijgt de klant die een offerte aanvraagt, meteen een mail met verwijzing naar het gestandaardiseerde formulier.

Jij kunt vervolgens in 1x aan de slag met alle gegevens die je hebt, zodat je snel een passend aanbod kunt doen.

3. Volg je offertes op

Je hebt eindelijk een paar offertes de deur uit mogen sturen, maar je hebt nog weinig respons. Zorg ervoor dat je een goed CRM systeem hebt (mogelijk in je boekhoudprogramma of excel!) en je klanten kunt gaan contacteren. Wellicht heeft de klant nog geen tijd gehad om naar je offerte te kijken. Of heeft hij nog wat vragen erover.

Als je proactief contact met je klant opneemt, heb je meteen punten gescoord. Pas op! Wees niet opdringerig, maar toon oprecht interesse. En geef je klant uiteraard ook wat tijd om naar de offerte te kijken. 😉

Wist je dat je dit ook kunt automatiseren?!

4. Afspraakbevestiging of herinnering

Een van de meest vergeten contactmomenten, zijn de momenten voor een afspraak. Je hebt een afspraak ingepland voor werkzaamheden of overleg en alles staat genoteerd. Maar hoe vervelend is het als je voor een gesloten deur staat?

Voorkom miscommunicatie en stuur een afspraakbevestiging of herinnering enkele dagen voor de afspraak. En je hebt meteen een contactmoment erbij. Wedden dat je klant zich belangrijk voelt, omdat jij ook vóór de afspraak aan hem denkt?

5. Vraag feedback

Na de aankoop, houdt je klantencontact niet op. Je maakt je service compleet door ook achteraf ervoor te zorgen dat je klant tevreden is, of als hij dat niet is hij dat wel kan melden.

Vraag je klant om feedback. Je kunt dit automatiseren bij het versturen van je factuur. Of na bijvoorbeeld een week in een aparte mail. Ook hier kun je gebruik maken van feedbackformulieren. Maar nog handiger zijn reviewsites en facebookreviews. Zo draag je meteen bij aan de betrouwbaarheid van je bedrijf. 😉